Open recruitments:

Miejsce pracy: Kraków | Fundacja Tkanka | pełny etat

O NAS

Fundacja Tkanka (dawniej Fundacja Kocham Dębniki) od 2022 roku buduje miejsca, relacje i społeczności, które pomagają ludziom odzyskiwać sprawczość i stawać w pełni sobą.

Naszym głównym programem jest Community Center „Świetlica Dębniki” – miejsce spotkań, nauki, wsparcia i budowania relacji dla ponad 1800 rodzin z doświadczeniem uchodźczym oraz mieszkanek i mieszkańców Krakowa. Rozwijamy również Local Hub i Community Lab – programy, poprzez które dzielimy się naszym doświadczeniem budowania społeczności i wspieramy inne organizacje.

Jesteśmy kilkunastoosobowym, międzynarodowym zespołem. Pracujemy z partnerami w Polsce, Ukrainie i USA. Rośniemy i profesjonalizujemy organizację – dlatego szukamy osoby, która pomoże nam zbudować stabilny, przejrzysty i dobrze działający system finansowo-administracyjny.

KOGO SZUKAMY?

Szukamy osoby, która lubi liczby, ale potrafi patrzeć na organizację szerzej niż przez Excel.

Kogoś, kto potrafi samodzielnie prowadzić finanse organizacji i projektów, rozumie budżet i płynność finansową, umie zauważyć ryzyko zanim stanie się problemem, a przede wszystkim potrafi zbudować dobre procesy i systemy, dzięki którym organizacja może rozwijać się bez chaosu.

To stanowisko dla osoby, która chce mieć realny wpływ na sposób funkcjonowania organizacji. Nie szukamy księgowej ani osoby, która będzie samodzielnie wykonywać całą administrację. Szukamy menedżerki / menedżera, który będzie właścicielem obszaru finansów i administracji.

CO BĘDZIE NALEŻAŁO DO TWOICH ZADAŃ?

1. Finanse Fundacji

• przygotowywanie rocznego budżetu Fundacji i długoterminowych planów finansowych;
• monitorowanie wykonania budżetu i analiza odchyleń;
• zarządzanie i prognozowanie płynności finansowej, w tym przygotowywanie cash flow;
• analiza przychodów, kosztów, zobowiązań i dostępnych środków;
• monitorowanie kosztów organizacji, w tym kosztów osobowych;
• przygotowywanie analiz i raportów finansowych dla Dyrektorki Zarządzającej i Zarządu;
• rekomendowanie zmian w alokacji środków i działań korygujących;
• monitorowanie sytuacji finansowej i stabilności Fundacji;
• koordynowanie przygotowania rocznego sprawozdania finansowego i współpracy z biurem księgowym oraz audytorem.

2. Finanse i budżety projektów

• przygotowywanie budżetów nowych projektów we współpracy z zespołem;
• monitorowanie realizacji budżetów wszystkich projektów;
• analiza wykorzystania środków i odchyleń od budżetu;
• rekomendowanie zmian w budżetach projektowych;
• koordynowanie zmian budżetowych i ich uzgadniania z grantodawcami;
• nadzór nad finansową stroną rozliczania grantów i przygotowaniem sprawozdań finansowych;
• współpraca z koordynatorami projektów w zakresie planowania i monitorowania budżetów;
• monitorowanie kosztów osobowych w budżetach projektów;
• identyfikowanie ryzyk finansowych i proponowanie rozwiązań.

3. Budowanie i zarządzanie systemem administracyjnym

Nie będziesz osobą, która sama prowadzi całą administrację.

Będziesz odpowiadać za ten obszar jako menedżerka / menedżer: projektować procesy, ustalać standardy, delegować zadania, monitorować ich realizację i dbać o to, żeby administracja wspierała, a nie spowalniała organizację.

W praktyce będziesz:

• organizować i nadzorować pracę Asystentki Biura;
• ustalać jej priorytety i monitorować realizację zadań;
• odpowiadać za sprawny obieg i archiwizację dokumentacji;
• nadzorować procesy zakupowe, umowy, administrację biura i infrastrukturę;
• tworzyć i rozwijać procedury finansowe i administracyjne;
• dbać o kompletność i uporządkowanie dokumentacji organizacyjnej i projektowej;
• rozwijać narzędzia i rozwiązania usprawniające codzienne funkcjonowanie Fundacji;
• identyfikować obszary, w których potrzebne są nowe lub lepsze procesy.

Bieżące zadania administracyjne wykonuje Asystentka Biura. Twoją rolą jest organizowanie, delegowanie i nadzorowanie tej pracy.

4. Księgowość, kadry i płace

Współpracujemy z zewnętrznym biurem księgowym, które prowadzi księgowość oraz obsługuje kadry i płace.

Twoją rolą będzie koordynowanie tej współpracy i dbanie o jakość oraz terminowość całego procesu, a nie samodzielne księgowanie czy naliczanie wynagrodzeń.

Będziesz m.in.:

• koordynować współpracę z biurem księgowym;
• dbać o terminowe przekazywanie dokumentów finansowych, kadrowych i płacowych;
• weryfikować dane finansowe i kadrowo-płacowe przygotowywane przez biuro;
• monitorować naliczanie wynagrodzeń, składek i podatków;
• monitorować koszty osobowe;
• koordynować procesy związane z zatrudnianiem i zmianami warunków zatrudnienia;
• współpracować z biurem księgowym i prawnikiem w sprawach wymagających specjalistycznego wsparcia;
• koordynować przygotowanie dokumentacji na potrzeby audytów i kontroli.

5. Wsparcie Dyrektorki Zarządzającej i Zarządu

• przygotowywanie regularnych raportów dotyczących sytuacji finansowej i administracyjnej Fundacji;
• dostarczanie danych i analiz potrzebnych do podejmowania decyzji;
• przygotowywanie prognoz finansowych, w tym dotyczących kosztów osobowych;
• przygotowywanie rekomendacji dotyczących wykorzystania zasobów;
• sygnalizowanie ryzyk finansowych i organizacyjnych;
• przygotowywanie materiałów finansowych i administracyjnych dla Zarządu i Komisji Rewizyjnej;
• wspieranie Dyrektorki Zarządzającej w planowaniu finansowym i organizacyjnym.

ODNAJDZIESZ SIĘ W TEJ ROLI, JEŚLI:

• masz minimum 4 lata doświadczenia w finansach, controllingu, administracji finansowej lub zarządzaniu finansami organizacji/projektów;
• potrafisz samodzielnie przygotować i prowadzić budżet organizacji oraz budżety projektowe;
• rozumiesz cash flow i potrafisz ocenić kondycję finansową organizacji;
• masz doświadczenie w rozliczaniu grantów – szczególnie mile widziane są projekty publiczne, europejskie lub międzynarodowe;
• potrafisz analizować dane finansowe i bardzo dobrze znasz Excel;
• masz doświadczenie we współpracy z biurem księgowym, audytorem lub zewnętrznymi doradcami;
• potrafisz tworzyć i porządkować procesy, a nie tylko działać według już istniejących;
• masz doświadczenie w delegowaniu zadań i koordynowaniu pracy innych osób;
• jesteś osobą dokładną i uporządkowaną, ale nie tracisz z oczu szerszego obrazu;
• potrafisz dostrzegać problemy i ryzyka, zanim staną się poważnymi problemami;
• umiesz jasno komunikować potrzeby, ryzyka i rekomendacje;
• dobrze organizujesz własną pracę i potrafisz ustalać priorytety;
• znasz bardzo dobrze język polski i bardzo dobrze język angielski.

Dodatkowym atutem będzie:

• doświadczenie w organizacji pozarządowej;
• znajomość specyfiki finansowania NGO;
• doświadczenie w pracy z międzynarodowymi grantodawcami;
• doświadczenie w przygotowywaniu organizacji do audytów i kontroli;
• doświadczenie w koordynowaniu procesów kadrowo-płacowych.

CO OFERUJEMY?

• wynagrodzenie 10 000–12 000 zł brutto miesięcznie, zależnie od doświadczenia i kompetencji;
• 4 dni pracy stacjonarnej w biurze przy ul. Rozdroże, 1 dzień pracy zdalnej;
• zatrudnienie na okres próbny, a następnie umowę o pracę;
• samodzielne i odpowiedzialne stanowisko z realnym wpływem na sposób funkcjonowania Fundacji;
• wsparcie Asystentki Biura, zewnętrznego biura księgowego i prawnika – nie będziesz robić wszystkiego samodzielnie;
• pracę w organizacji, która jest w procesie rozwoju i profesjonalizacji;
• różnorodny, międzynarodowy i zaangażowany zespół;
• możliwość poznania i współtworzenia różnych obszarów działalności Fundacji;
• przyjazne i wspierające środowisko pracy.

Wierzymy, że dobra organizacja potrzebuje zarówno sensu, jak i dobrych systemów. Jedno bez drugiego szybko prowadzi do chaosu. Dlatego szukamy osoby, która pomoże nam stworzyć strukturę, w której można bezpiecznie rosnąć.

JAK WYGLĄDA PROCES REKRUTACYJNY?

Wyślij nam CV oraz krótką wiadomość, dlaczego chcesz z nami pracować.

Nie oczekujemy formalnego listu motywacyjnego. Możesz napisać po prostu kilka zdań – chcemy wiedzieć, co Cię zainteresowało w tej roli i dlaczego właśnie z nami chcesz pracować.

Jeśli Twoje doświadczenie nie spełnia wszystkich wymagań, ale widzisz, że możesz wnieść do Fundacji coś ważnego – również napisz.

Proces rekrutacyjny będzie składał się z:

1. analizy CV i krótkiej wiadomości;
2. około 20-minutowej rozmowy online z osobą prowadzącą rekrutację;
3. rozmowy z Dyrektorką Zarządzającą;
4. krótkiego zadania praktycznego dotyczącego finansów i administracji organizacji
5. Spotkania z zespołem
   

Na aplikacje czekamy do 4 września 2026

Aplikację wyślij na: rekrutacja@tkanka.org

W tytule wiadomości wpisz: „Kierownik/czka ds. Finansów i Administracji”

Jeśli masz pytania dotyczące stanowiska lub chciał/abyś, porozmawiać przed wysłaniem aplikacji, napisz do Olgi Piaseckiej- Nieć, Dyrektor Zarządzającej: olga@tkanka.org lub zadzwoń: 501 545 198.